Materi belajar mengetik 10 jari

Tujuan

Untuk apa belajar mengetik 10 jari apabila dengan ‘11’ jari saja pekerjaan sehari – hari telah dapat dilakukan ?

Mungkin  pertanyaan  tersebut  akan  terlontar  apabila  melihat  tujuan kegiatan belajarini.

Memang seorang teknisi tidak membutuhkan kecepatan dan kepandaian mengetik  10  jari  seperti  seorang  sekretaris,  tetapi  apabila  dihadapkan pada suatu keadaan yang baru, dimana kecepatan merupakansebuah tuntutan, maka mengetik 10 jari dengan cepat dan tepat adalah sebuah keharusan.

Kegiatan belajar 2 ini menekankan kepada dasar-dasar mengetik 10 jari yang dilengkapi dengan latihan untuk setiap tombol yang ada pada keyboard.  Setiap  latihan  hendaknya  dapat  diikuti

secara penuh dan bertahap. Jangan melangkah ke latihan berikutnya apabila belum memahami dan menguasai latihan yang saat ini dilaksanakan.

Materi selengkapnya klik link belajar mengetik 10 jari

Penerapan K3 - Perkantoran

PENDAHULUAN

Di era golbalisasi menuntut pelaksanaan Kesehatan dan Keselamatan Kerja (K3) di setiap tempat kerja termasuk di sektor kesehatan. Untuk itu kita perlu mengembangkan dan meningkatkan K3 disektor kesehatan dalam rangka menekan serendah mungkin risiko kecelakaan dan penyakit yang timbul akibat hubungan kerja, serta meningkatkan produktivitas dan efesiensi.

Dalam pelaksanaan pekerjaan sehari-hari karyawan/pekerja di sektor kesehatan tidak terkecuali di Rumah Sakit maupun perkantoran, terdapat resiko bahaya di tempat kerjanya. Resiko ini bervariasi mulai dari yang paling ringan sampai yang paling berat tergantung jenis pekerjaannya.
Dari hasil penelitian di sarana kesehatan Rumah Sakit, sekitar 1.505 tenaga kerja wanita di Rumah Sakit Paris mengalami gangguan muskuloskeletal (16%) di mana 47% dari gangguan tersebut berupa nyeri di daerah tulang punggung dan pinggang. Dan dilaporkan juga pada 5.057 perawat wanita di 18 Rumah Sakit didapatkan 566 perawat wanita adanya hubungan kausal antara pemajanan gas anestesi dengan gejala neoropsikologi antara lain berupa mual, kelelahan, kesemutan, keram pada lengan dan tangan.

Di perkantoran, sebuah studi mengenai bangunan kantor modern di Singapura dilaporkan bahwa 312 responden ditemukan 33% mengalami gejala Sick Building Syndrome (SBS). Keluhan mereka umumnya cepat lelah 45%, hidung mampat 40%, sakit kepala 46%, kulit kemerahan 16%, tenggorokan kering 43%, iritasi mata 37%, lemah 31%.

Dalam Undang-undang Nomor 23 Tahun 1992 tentang Kesehatan, pasal 23 mengenai kesehatan kerja disebutkan bahwa upaya kesehatan kerja wajib diseleng-garakan pada setiap tempat kerja, khususnya tempat kerja yang mempunyai resiko bahaya kesehatan yang besar bagi pekerja agar dapat bekerja secara sehat tanpa membahayakan diri sendiri dan masyarakat sekelilingnya, untuk memperoleh produktivitas kerja yang optimal, sejalan dengan program perlindungan tenaga kerja.

HAL-HAL YANG BERHUBUNGAN PELAKSANAAN K3 PERKANTORAN
Ada beberapa hal penting yang harus mendapatkan perhatian sehubungan dengan pelaksanaan K3 perkantoran, yang pada dasarnya harus memperhatikan 2 (dua) yakni indoor dan outdoor, yang kalau diurai seperti dibawah ini :

1. Konstruksi gedung beserta perlengkapannya dan operasionalisasinya terhadap bahaya kebakaran serta kode pelaksanaannya.
2. jaringan elektrik dan komunikasi.
3. kualitas udara.
4. kualitas pencahayaan.
5. Kebisingan.
6. Display unit (tata ruang dan alat).
7. Hygiene dan sanitasi.
8. Psikososial.
9. Pemeliharaan.
10. Penggunaan Komputer.

PERMASALAHAN DAN REKOMENDASI
Konstruksi gedung :
Disain arsitektur (aspek K3 diperhatikan mulai dari tahap perencanaan).

1. Seleksi material, misalnya tidak menggunakan bahan yang membahayakan seperti asbes dll.
2. Seleksi dekorasi disesuaikan dengan asas tujuannya misalnya penggunaan warna yang disesuaikan dengan kebutuhan.
3. Tanda khusus dengan pewarnaan kontras/kode khusus untuk objek penting seperti perlengkapan alat pemadam kebakaran, tangga, pintu darurat dll. (peta petunjuk pada setiap ruangan/unit kerja/tempat yang strategis misalnya dekat lift dll, lampu darurat menuju exit door).
4. Kualitas Udara :
5. Kontrol terhadap temperatur ruang dengan memasang termometer ruangan.
6. Kontrol terhadap polusi
7. Pemasangan "Exhaust Fan" (perlindungan terhadap kelembaban udara).
8. Pemasangan stiker, poster "dilarang merokok".
9. Sistim ventilasi dan pengaturan suhu udara dalam ruang (lokasi udara masuk, ekstraksi udara, filtrasi, pembersihan dan pemeliharaan secara berkala filter AC) minimal setahun sekali, kontrol mikrobiologi serta distribusi udara untuk pencegahan penyakit "Legionairre Diseases ".
10. Kontrol terhadap linkungan (kontrol di dalam/diluar kantor).
11. Misalnya untuk indoor: penumpukan barang-barang bekas yang menimbulkan debu, bau dll.
12. Outdoor: disain dan konstruksi tempat sampah yang memenuhi syarat kesehatan dan keselamatan, dll.
13. Perencanaan jendela sehubungan dengan pergantian udara jika AC mati.
14. Pemasangan fan di dalam lift.
15. Kualitas Pencahayaan (penting mengenali jenis cahaya) :
16. Mengembangkan sistim pencahayaan yang sesuai dengan jenis pekerjaan untuk membantu menyediakan lingkungan kerja yang sehat dan aman. (secara berkala diukur dengan Luxs Meter)
17. Membantu penampilan visual melalui kesesuaian warna, dekorasi dll.
18. Menegembangkan lingkungan visual yang tepat untuk kerja dengan kombinasi cahaya (agar tidak terlalu cepat terjadinya kelelahan mata).
19. Perencanaan jendela sehubungan dengan pencahayaan dalam ruang.
20. Penggunaan tirai untuk pengaturan cahaya dengan memperhatikan warna yang digunakan.
21. Penggunaan lampu emergensi (emergency lamp) di setiap tangga.
22. Jaringan elektrik dan komunikasi (penting agar bahaya dapat dikenali) :

     Internal

• Over voltage
• Hubungan pendek
• Induksi
• Arus berlebih
• Korosif kabel
• Kebocoran instalasi
• Campuran gas eksplosif

     Eksternal

• Faktor mekanik.
• Faktor fisik dan kimia.
• Angin dan pencahayaan (cuaca)
• Binatang pengerat bisa menyebabkan kerusakan sehingga terjadi hubungan pendek.
• Manusia yang lengah terhadap risiko dan SOP.
• Bencana alam atau buatan manusia.

Rekomendasi

1. Penggunaan central stabilizer untuk menghindari over/under voltage.
2. Penggunaan stop kontak yang sesuai dengan kebutuhan (tidak berlebihan) hal ini untuk menghindari terjadinya hubungan pendek dan kelebihan beban.
3. Pengaturan tata letak jaringan instalasi listrik termasuk kabel yang sesuai dengan syarat kesehatan dan keselamatan kerja.
4. Perlindungan terhadap kabel dengan menggunakan pipa pelindung.
5. Kontrol terhadap kebisingan :
6. Idealnya ruang rapat dilengkapi dengan dinding kedap suara.
7. Di depan pintu ruang rapat diberi tanda " harap tenang, ada rapat ".
8. Dinding isolator khusus untuk ruang genset.
9. Hak-hal lainnya sudah termasuk dalam perencanaan konstruksi gedung dan tata ruang.
10. Display unit (tata ruang dan letak) :
11. Petunjuk disain interior supaya dapat bekerja fleksibel, fit, luas untuk perubahan posisi, pemeliharaan dan adaptasi.
12. Konsep disain dan dan letak furniture (1 orang/2 m²).
13. Ratio ruang pekerja dan alat kerja mulai dari tahap perencanaan.
14. Perhatikan adanya bahaya radiasi, daerah gelombang elektromagnetik.
15. Ergonomik aspek antara manusia dengan lingkungan kerjanya.
16. Tempat untuk istirahat dan shalat.
17. Pantry dilengkapi dengan lemari dapur.
18. Ruang tempat penampungan arsip sementara.
19. Workshop station (bengkel kerja).
20. Hygiene dan Sanitasi :

• Ruang kerja

1. Memelihara kebersihan ruang dan alat kerja serta alat penunjang kerja.
2. Secara periodik peralatan/penunjang kerja perlu di up grade.
3. Toilet/Kamar mandi
4. Disediakan tempat cuci tangan dan sabun cair.
5. Membuat petunjuk-petunjuk mengenai penggunaan closet duduk, larangan berupa gambar dll.
6. Penyediaan bak sampah yang tertutup.
7. Lantai kamar mandi diusahakan tidak licin.

• Kantin

1. Memperhatikan personal hygiene bagi pramusaji (penggunaan tutup kepala, celemek, sarung tangan dll).
2. Penyediaan air mengalir dan sabun cair.
3. Lantai tetap terpelihara.
4. Penyediaan makanan yang sehat dan bergizi seimbang. Pengolahannya tidak menggunakan minyak goreng secara berulang.
5. Penyediaan bak sampah yang tertutup.
6. Secara umum di setiap unit kerja dibuat poster yang berhubungan dengan pemeliharaan kebersihan lingkungan kerja.

• Psikososial

1. Petugas keamanan ditiap lantai.
2. Reporting system (komunikasi) ke satuan pengamanan.
3. Mencegah budaya kekerasan ditempat kerja yang disebabkan oleh :
4. Budaya nrimo.
5. Sistem pelaporan macet.
6. Ketakutan melaporkan.
7. Tidak tertarik/cuek dengan lingkungan sekitar.
8. Semua hal diatas dapat diatasi melalui pembinaan mental dan spiritual secara berkala minimal sebulan sekali.
9. Penegakan disiplin ditempat kerja.
10. Olah raga di tempat kerja, sebelum memulai kerja.
11. Menggalakkan olah raga setiap jumat.

• Pemeliharaan

1. Melakukan walk through survey tiap bulan/triwulan atau semester, dengan memperhitungkan risiko berdasarkan faktor-faktor konsekuensi, pajanan dan kemungkinan terjadinya.
2. Melakukan corrective action apabila ada hal-hal yang tidak sesuai dengan ketentuan.
3. Pelatihan tanggap darurat secara periodik bagi pegawai.
4. Pelatihan investigasi terhadap kemungkinan bahaya bom/kebakaran/demostrasi/ bencana alam serta Pertolongan Pertama Pada Kecelakaan (P3K) bagi satuan pengaman.
5. Aspek K3 perkantoran (tentang penggunaan komputer)
6. Pergunakan komputer secara sehat, benar dan nyaman :
7. Hal-hal yang harus diperhatikan :
8. Memanfaatkan kesepuluh jari.
9. Istirahatkan mata dengan melihat kejauhan setiap 15-20 menit.
10. Istirahat 5-10 menit tiap satu jam kerja.
11. Lakukan peregangan.
12. Sudut lampu 45º.
13. Hindari cahaya yang menyilaukan, cahaya datang harus dari belakang.
14. Sudut pandang 15º, jarak layar dengan mata 30 – 50 cm.
15. Kursi ergonomis (adjusted chair).
16. jarak meja dengan paha 20 cm
17. Senam waktu istirahat.

Rekomendasi
Perlu membuat leaflet/poster yang berhubungan dengan penggunaan komputer disetiap unit kerja.
Mengusulkan pada Pusat Promosi Kesehatan untuk membuat poster/leaflet.
Penggunaan komputer yang bebas radiasi (Liquor Crystal Display).

PENUTUP
Dalam pelaksanaan K3 perkantoran perlu memperhatikan 2(dua) hal penting yakni indoor dan outdoor. Baik perhatian terhadap konstruksi gedung beserta perlengkapannya dan operasionalisasinya terhadap bahaya kebakaran serta kode pelaksanannya maupun terhadap jaringan elektrik dan komunikasi, kualitas udara, kualitas pencahayaan, kebisingan, display unit (tata ruang dan alat), hygiene dan sanitasi, psikososial, pemeliharaan maupun aspek lain mengenai penggunaan komputer.
Hal diatas tidak hanya meningkatkan dari sisi kesehatan maupun sisi keselamatan karyawan/pekerja dalam melakukan pekerjaan di tempat kerjanya.
Harapannya rekomendasi ini dapat dijadikan sebagai acuan ataupun perbandingan dalam rangka meningkatkan pelaksanaan K3 khususnya di perkantoran

semoga bermanfaat...

MENERAPKAN PEDOMAN, PROSEDUR, DAN ATURAN KERJA

A.   Pentingnya Menerapkan Prinsip Profesional Bekerja

Setiap perusahaan maupun industri sangat membutuhkan pegawai atau tenaga kerja yang professional         dalam menjalankan aktivitas perusahaan, agar perusahaan tersebut dapat mencapai tujuannya, dan dapat memenuhi segala tanggung jawabnya.

 

1.  Pengertian Profesional Bekerja

Profesional berasal dari kata Profesi yang dapat diartikan bidang pekerjaan yang didasari oleh keahlian dan tanggung jawab yang tinggi.

Sedangkan Keahlianyaitu kemampuan untuk melaksanakan pekerjaan tersebut karena yang bersangkutan telah memahami benar mengenai teknis pelaksanaan pekerjaan tersebut.

Tanggung jawab yaitu pelaksanaan pekerjaan tersebut terhindar dari kesalahan-kesalahan sehingga hasilnya memuaskan.

Menurut Wikipedia kata profesional berarti kegiatan jasa yang ditukar dengan sejumlah uang, dimana jasa yang diberikan tersebut terikat dengan etik, prosedur, standar dan ilmu pengetahuan tertentu yang disertifikasi.

Dalam artian yang diperluas profesional berarti seseorang yang ahli dalam  suatu bidang tertentu.

Dari pengertian di atas dapat disimpulkan bahwa tenaga professional adalah pekerja/pegawai yang telah memiliki keahlian dalam melaksanakan pekerjaan tertentu.

Jadi, bekerja secara professional adalah bekerja yang didasarkan pada keahlian, bukan bekerja yang didasarkan kepada perintah saja. Dan dalam melaksanakan pekerjaannya tersebut seorang professional harus sesuai dengan etik, prosedur maupun standar yang mengikatnya.

Contoh pekerjaan professional : dokter, hakim, ahli teknik elektronaika, ahli pahat, dll. Sering sekali kita mengucapkan dan mendengar kata profesional. 

2.  Ciri-ciri Pekerja Profesional

Seseorang dapat dikatakan bekerja secara professional apabila mempunyai ciri-ciri sebagai berikut :

1.     Selalu mengejar kesempurnaan kerja kerja.

2.     Memiliki kesungguhan dan ketelitian kerja.

3.     Tekun, ulet, dan gigih, untuk membuat sesuatu yang lebih baik.

4.     Integritasnya tinggi dalam menegakkan kebenaran yang berkaitan dengan pekerjaannya, tidak mudah goyah oleh berbagai tekanan atau godaan kenikmatan hidup.

5.     Pemikiran dan tindakan selalu selaras dan konsisten.

6.     Memiliki kesadaran untuk mengembangkan kemampuan secara mandiri.

7.     Mencintai profesi yang ditekuni.

3.   Kiat kiat Profesional dalam Bekerja

Dalam penerapan prinsip bekerja secara profesional tidak serta merta dapat dilakukan dengan mudah. Karena berdasarkan penelitian yang dilakukan Robert Half Personnel Agency, Inc., New York, rata-rata karyawan membuang waktu sekitar 3 jam 45 menit dari waktu kerjanya dalam seminggu

Motifnya bermacam-macam, dari terlalu sering ke kamar kecil, datang terlambat, pulang lebih cepat, memperpanjang waktu istirahat, bolos kerja, menamah jatah cuti, telepon terlalu lama, merokok dan lainnya.

Tak bisa dipungkiri, rutinitas kantor kerap membuat jenuh, terutama saat pekerjaan menumpuk. Tekanan dari atasan dan tenggat kerja yang harus diselesaikan, turut menambah stres. Agar dapat bekerja dengan efektif, dan profesional dalam bekerja, berikut kiat dalam mengelola waktu dengan baik:

a. Selesaikan persoalan pribadi di rumah.
Jangan membawa masalah pribadi ke lingkungan kerja, karena akan berdampak pada pekerjaan Anda. Pikiran yang terbagi-bagi membuat pekerjaan tidak dapat diselesaikan dengan segera.

b. Gunakan agenda kerja.
Agenda kerja sangat efektif untuk mengatur jadual kegiatan Anda setiap hari, tulislah pekerjaan atau janji-janji yang harus Anda lakukan setiap hari, dari mulai berangkat hingga kembali lagi ke rumah.

c. Sesuaikan jadwal dengan kemampuan Anda.
Catat secara detail kegiatan yang harus dilakukan dan sesuaikan dengan kemampuan Anda, ingatlah untuk bertanggung jawab pada setiap tugas yang dibebankan pada Anda. Sadari pula batas kemampuan Anda, rencanakan dengan baik tugas-tugas apa saja yang sanggup Anda kerjakan setiap hari.

d. Gunakan waktu sebijak mungkin.
Agar tidak mengganggu jadual kerja, tentukan waktu tersendiri untuk mengecek dan membalas email, misalnya dengan menyisihkan sedikit waktu di pagi atau sore hari sebelum pulang. Hindari menerima telepon atau membalas email yang tak terlalu penting di jam kerja.

e. Istirahatlah bila harus istirahat.
Ketika merasa letih dan ingin beristirahat sejenak, jangan memaksakan diri dengan terus bekerja. Istirahat akan membantu mengembalikan stamina dan daya pikir Anda. Tapi jangan terlalu sering dan berlama-lama, karena pekerjaan telah menanti Anda.

f. Jangan terlalu menanggapi obrolan teman.
Baik hati dan merespon sapaan orang lain memang bagian dari sopan santun, namun juga dapat mengganggu konsentrasi Anda ketika bekerja. Bila memang rekan tersebut mulai mengganggu kinerja Anda, katakan padanya untuk kembali saat waktu istirahat atau seusai waktu kerja.

g. Periksa kembali pekerjaan Anda.
Sebelum pulang, kembali periksa pekerjaan yang belum terselesaikan dan yang sudah diselesaikan. Bereskan kembali peralatan kerja yang telah digunakan, sehingga keesokan hari Anda tak perlu membuang waktu untuk mencari berbagai alat tulis kantor (ATK) yang diperlukan.
Dengan menyadari pentingnya efisiensi dan manajemen waktu yang baik, maka tugas dan tanggung jawab yang diembankan perusahaan Anda akan dapat diselesaikan dengan baik

 Pedoman, Prosedur, dan Aturan Kerja

Dalam mengelola industry dengan menerapkan prinsip professional bekerja perusahaan harus membuat suatu       pedoman, prosedur dan aturan kerja yang harus ditaati oleh setiap unsur dalam perusahaan. Pedoman, prosedur,      dan aturan kerja dimaksud adalah untuk mengatur setiap unsur dalam perusahaan agar mampu melaksanakan tugas-tugasnya secara professional.

1.   Pengertian Pedoman Kerja

Dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia menyebutkan bahwa pedoman adalah kumpulan ketentuan dasar yang memberi arah bagaimana sesuatu harus dilakukan atau hal (pokok) yang menjadi dasar (pegangan, petunjuk, dsb) untuk menentukan atau melaksanakan sesuatu.

Yang berarti bahwa pedoman kerja adalah hal yang menjadi dasar untuk melaksanakan kerja.

2.   Pengertian Prosedur Kerja

Prosedur kerja adalah rangkaian tata kerja yang berkaitan satu sama lain sehingga menunjukkan adanya suatu urutan tahap demi tahap tentang pelaksanaan kerja yang harus ditempuh dalam rangka menyelesaikan suatu bidang tugas.

3.   Aturan kerja

Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia Aturan adalah cara (ketentuan, patokan, petunjuk, perintah) yang telah ditetapkan supaya diturut.

Jadi, aturan kerja adalah cara yang telah ditetapkan suatu organisasi, instansi maupun perusahaan sebagai pedoman dalam melaksanakan tugas/ kerja.

4.   Manfaat yang diperoleh

Manfaat yang dapat diperoleh dari adanya pedoman, prosedur, dan aturan kerja antara lain adalah :

a.     Sebagai suatu pola kerja yang merupakan penjabaran tujuan, sasaran, program kerja, fungsi dan kebijaksanaan ke dalam kegiatan pelaksanaan kerja yang jelas.

b.     Untuk mengadakan standarisasi dan pengendalian kerja dengan tepat.

c.     Untuk digunakan sebagai pedoman kerja, bagi semua pihak yang berkepentingan.

5.   Tujuan Penerapan Pedoman, Prosedur, dan Aturan Kerja

a.     Mencegah terjadinya pemborosan tenaga, biaya, material, waktu dan lainnya.

b.     Mencegah terjadinya kesimpangsiuran dan kemacetan proses penyelesaian pekerjaan.

c.     Menciptakan koordinasi, pembagian waktu, tugas, dan tanggung jawab secara tepat.

6.  Azas-azas Menyusun Pedoman, Prosedur Kerja dan Aturan Kerja

a.     Dinyatakan secara tertulis, disusun secara sistematis, dan dituangkan dalam bentuk pedoman kerja.

b.     Dikomunikasikan secara sistematis kepada semua pegawai yang bersangkutan.

c.     Disesuaikan dengan kebijaksanaan umum dan kebijaksanaan pimpinan yang berlaku.

d.    Dapat mendorong pelaksanaan kegiatan secara efektif dan efisien serta menciptakan jaminan yang memadai bagi terpeliharanya sumber-sumber yang berada di bawah pengendalian organisasi.

e.     Dievaluasi secara periodik, dan bila perlu direvisi untuk disesuaikan dengan kebutuhan.

7.  Pengaturan Pedoman, Prosedur Kerja dan Aturan Kerja

Secara umum kebijaksanaan pengaturan di bidang pedoman, prosedur, dan aturan kerja adalah sebagai berikut :

a.     Setiap pimpinan wajib menerapkan prinsip koordinasi, integrasi dan sinkronisasi baik dalam lingkungan kerja masing-masing maupun dengan pihak lain.

b.     Setiap pimpinan bertanggungjawab memimpin, mengkoordinasikan bawahannya masing-masing dan membimbing serta memberikan petunjuk bagi pelaksanaan tugas bawahannya.

c.     Setiap pimpinan unit wajib mengikuti petunjuk dan bertanggungjawab kepada atasan masing-masing dengan menyampaikan laporan berkala tepat pada waktunya.

d.    Setiap pimpinan unit wajib mengolah dan memanfaatkan laporan lebih lanjut dan memberikan petunjuk kepada bawahan.

e.     Dalam menyampaikan suatu laporan, setiap unit wajib member tembusan kepada unit lainnya yang secara fungsional mempunyai hubungan kerja.

8.  Prinsip dan Teknik Penyusunan dan PenentuanPedoman, Prosedur Kerja dan Aturan Kerja

Dalam teknik penyusunan dan penentuan pedoman, prosedur, dan aturan kerja yang harus dipakai di setiap tempat kerja hendaknya dapat memenuhi prinsip-prinsip sebagai berikut :

a.     Pedoman, prosedur, dan aturan kerja harus disusun dengan memperhatikan segi tujuan, fasilitas, peralatan, material, biaya, dan waktu yang tersedia serta segi luas, macam, dan sifat pekerjaan.

b.     Mempersiapkan penjelasan tentang tujuan pokok organisasi, skema organisasi berikut klasifikasi jabatan dan analisis jabatan, unsur kegiatan di dalam organisasi, dan lain-lain.

c.     Menentukan satu pokok bidang tugas yang akan dibuat bagan prosedurnya.

d.    Membuat daftar secara rinci tentang pekerjaan yang harus dilakukan berikut lamanya waktu yang diperlukan untuk melaksanakan bidang tugas termaksud.

e.     Dalam menetapkan urutan tahap demi tahap dari rangkaian pekerjaan, maka antara tahap yang satu dengan tahap berikutnya harus terdapat hubungan erat yang keseluruhannya menuju k satu tujuan.

f.      Setiap tahap harus merupakan suatu kerja nyata dan perlu untuk pelaksanaan dan penyelesaian seluruh tugas atau pekerjaan yang dimaksudkan.

g.     Menetapkan kecakapan dan ketrampilan pegawai yang diperlukan untuk menyelesaikan bidang tugas tertentu.

h.     Pedoman, prosedur, dan aturan kerja harus disusun secara tepat sehingga memilikistabilitas dan fleksibilitas dan selalu disesuaikan dengan perkembangan teknologi.

i.      Menggunakan simbol dan skema atau bagan prosedur kerja dengan setepat-tepatnya untuk penerapan prosedur tertentu.

j.      Untuk menjamin penerapan pedoman, prosedur, dan aturan kerja dengan tepat, maka perlu dipakai buku pedoman.

Semoga Bermanfaat...

Manajemen Administrasi Perkantoran Modern (Badri Munir Sukoco)

Office Management

Judul: MANAJEMEN ADMINISTRASI PERKANTORAN MODERN (BADRI MUNIR SUKOCO)
Bahasa: Indonesia
Jumlah: 1 Slide
Format Ebook: PowerPoint
Sumber: fe-manajemen.unila.ac.id
Daftar Isi:
MANAJEMEN ADMINISTRASI
1.1 PENGERTIAN DAN FUNGSI
1.2 EVOLUSI TEORI MANAJEMEN
1.3 MANAJER ADMINISTRASI PERKANTORAN
1.4 PROSPEK KARIER

ORGANISASI PERKANTORAN
2.1 PRINSIP ORGANISASI
2.2 STRUKTUR ORGANISASI
2.3 MERANCANG, MENGANALISIS, DAN MENDESKRIPSIKAN PEKERJAAN
2.4 SEKRETARIS DAN KESEKRETARIATAN

SISTEM PERKANTORAN
3.1 KONSEP SISTEM
3.2 ALAT-ALAT SISTEM

KOMUNIKASI PERKANTORAN
4.1 KOMUNIKASI
4.2 KOMUNIKASI YANG EFEKTIF
4.3 MENDENGARKAN
4.4 KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI
4.5 HAMBATAN KOMUNIKASI DAN KIAT UNTUK MENGATASINYA

TEKNOLOGI KOMUNIKASI PERKANTORAN
5.1 TELEKOMUNIKASI
5.2 JARINGAN KOMUNIKASI
5.3 TELEPON
5.4 INTERNET
5.5 TELECOMMUTING DAN TELEKOMUNIKASI
5.6 MANAJEMEN PELAYANAN TELEKOMUNIKASI

MANAJEMEN KEARSIPAN
6.1 MANAJEMEN ARSIP
6.2 MENGORGANISASI PROGRAM MANAJEMEN KEARSIPAN
6.3 SISTEM PENGINDEKSAN

ARSIP MANUAL
7.1 SIKLUS HIDUP ARSIP MANUAL
7.2 PENYIMPANAN ARSIP
7.3 PERENCANAAN RUANGAN
7.4 PEMUSNAHAN ARSIP

MANAJEMEN ARSIP ELEKTRONIS
8.1 PENDAHULUAN
8.2 MANAJEMEN ARSIP ELEKTRONIS
8.3 IMPLEMENTASI ARSIP ELEKTRONIS
8.4 RETENSI ARSIP ELEKTRONIS

PENGAWASAN ADMINISTRASI PERKANTORAN
9.1 PROSES PENGAWASAN
9.2 PENGAWASAN KUALITAS
9.3 PENGAWASAN KUANTITAS
9.4 METODE PENGAWASAN ALTERNATIF

PENGAWASAN  DAN ANGGARAN BIAYA
10.1 ANGGARAN
10.2 ZERO-BASED BUDGETING
10.3 PENGENDALIAN ANGGARAN
10.4 PENGONTROLAN BIAYA DENGAN BALANCED SCORECARD

KONTROL PRODUKTIVITAS
11.1 PENGUKURAN KERJA
11.2 PROGRAM DAN TEKNIK PENGUKURAN KERJA
11.3 STANDARDISASI KERJA
11.4 TEKNIK PENINGKATAN KINERJA

LAPORAN MANAJERIAL
12.1 LAPORAN
12.2 JENIS LAPORAN
12.3 SISTEMATIKA LAPORAN
12.4 TATA CARA PENYUSUNAN LAPORAN

LAYOUT PERKANTORAN
13.1 TAHAPAN PERENCANAAN
13.2 KONSEP KANTOR TERBUKA
13.3 MEMPERSIAPKAN LAYOUT
13.4 PERALATAN DAN FURNITUR PERKANTORAN
13.5 DESAIN KANTOR MASA DEPAN

LINGKUNGAN PERKANTORAN
14.1 LINGKUNGAN YANG SEHAT
14.2 SISTEM PENCAHAYAAN
14.3 WARNA
14.4 KONTROL SUARA
14.5 UDARA
14.6 MUSIK
14.7 KONSERVASI ENERGI
14.8 KEAMANAN KANTOR

KLIK DI BAWAH INI UNTUK DOWNLOAD

Klik Di sini

 sumber : http://bahankuliahmu.blogspot.com

Mengelola Dana Kas Kecil

1       Pengertian Kas

Kata kas atau cash memiliki berbagai pengertian, antara lain:

1.      Kas berarti tempat menyimpan uang

2.      Kas berarti uang (uang tunai)

3.      Kas berarti tempat membayar dan menerima uang

4.      Dalam kamus Istilah Akuntansi  dijelaskan bahwa uang kas adalah setiap alat tukar yang diterima oleh bank dengan nilai nominal untuk disimpan. Uang kas suatu perusahaan terdiri dari uang kertas, uang logam, cek, wesel pos, dan uang yang disimpan di bank (demand deposit; simpanan deposito, yang sewaktu-waktu dapat dicairkan)

Dalam modul ini, yang dimaksud dengan kas adalah alat pembayaran tunai yang setiap saat dapat digunakan untuk membiayai berbagai macam kegiatan yang dilakukan oleh suatu lembaga, instansi, atau suatu perusahaan. Kas merupakan harta atau aktiva. Berbagai macam transaksi yang terjadi di suatu perusahaan merupakan penerimaan dan pengeluaran kas. Agar pengeluaran dan penerimaan kas tersebut dapat dengan mudah dikelola, maka harus dicatat dalam suatu buku yang disebut buku kas.

Buku kas atau kaas boek (Belanda), atau cash book (Inggris) adalah buku yang digunakan untuk membukukan atau mencatat keluar dan masuknya uang pada suatu perusahaan. Oleh karena itu, setiap pemegang kas harus memiliki buku kas dan mencatat semua pengeluaran dan penerimaan yang dilakukannya.

Dalam tata usaha keuangan suatu lembaga, instansi, atau perusahaan, biasanya pemegang kas adalah bendahara umum sehingga buku kas yang digunakan untuk mencatatnya disebut buku kas umum. Dalam buku kas umum dicatat semua penerimaan dan pengeluaran sehingga seluruh kegiatan keuangan dapat dibaca atau dilihat pada buku tersebut. Jadi, buku kas umum berfungsi sebagai alat kontrol utama dari seluruh kegiatan pengurusan uang lembaga atau perusahaan. Mengingat bahwa buku kas umum berfungsi sebagai alat kontrol, maka buku kas umum harus diselenggarakan secara benar, objektif, dan up to date (periodik). Setiap transaksi harus didukung dengan bukti-bukti yang lengkap.

Transaksi (penerimaan dan pengeluaran) bendahara dapat melalui kas atau melalui bank/ giro pos. Selanjutnya, penerimaan dan pengeluaran yang dilakukan melalui kas secara tunai maupun penerimaan dan pengeluaran melalui bank/ giro pos harus dibukukan atau dicatat dalam buku kas umum sehingga saldo pada buku kas umum merupakan saldo uang yang terdiri dari saldo yang ada di kas (saldo kas), dan saldo yang ada di bank (saldo bank).

2       Pengertian Kas Kecil

Seperti yang telah diutarakan diatas, baik penerimaan maupun pengeluaran dapat dilakukan melalui bank/ giro pos dan melalui kas (tunai). Namun demikian, transaksi yang jumlahnya cukup besar akan lebih aman bila dilakukan melalui bank. Namun, pengeluaran rutin yang jumlahnya relatif kecil akan kurang efektif apabila dilakukan melalui bank. Akan lebih efektif apabila pengeluaran yang terjadi setiap hari itu dikeluarkan dari dana yang disediakan secara khusus. Dana yang disediakan oleh perusahaan untuk keperluan sehari-hari dengan jumlah yang relatif kecil disebut kas kecil atau (petty cash). Pengeluaran-pengeluaran yang jumlahnya relatif kecil dan tidak akan ekonomis bila dibayar dengan cek misalnya: pembelian materai, perangko, rekening telepon, rekening listrik, rekening air, perlengkapan kantor, biaya keamanan, biaya kebersihan dan sebagainya.

     Untuk mengatasi kelemahan kelemahan tersebut dibuatlah kas kecil untuk membayar pengeluaran-pengeluaran yang jumlahnya relatif kecil. Pada waktu pengeluaran kas untuk pembentukan dana, kas kecil ditutup dengan cek, sedangkan pembayaran jumlah-jumlah kecil dapat dibayar dengan uang tunai.

     Dana kas kecil diserahkan pada juru bayar kas kecil perusahaan yang akan bertanggung jawab penuh atas pengeluaran dan penggunaan dana kas kecil. Hal ini dilakukan untuk menjaga kelancaran dan menghindari bentuk penyelewengan. Pengisian dana kas kecil dapat dilakukan berdasarkan permintaan pemegang kas kecil jika dana kas kecil sudah menipis atau dilakukan secara periodik.

3       Peralatan yang Dibutuhkan untuk Pengelolaan Dana Kas Kecil

     Untuk dapat mengelola administrasi dana kas kecil peralatan yang dibutuhkan, antara lain:

1.      Formulir permintaan pengisian kembali kas kecil

2.      Formulir permintaaan pengeluaran kas kecil

3.      Jurnal pengeluaran kas     

4.      Buku jurnal kas kecil

5.      Buku laporan penggunaan dana kas kecil

6.      Bukti pengeluaran kas kecil

7.      Alat tulis dan alat hitung.

4       Prosedur Pengelolaan Dana Kas Kecil

     Pengelolaan dana kas kecil merupakan proses pengelolaan bukti transaksi dana kas kecil sampai pencatatan buku kas kecil. Dalam melaksanaan pengelolaan kas kecil, ada beberapa prosedur antara lain sebagai berikut.

a.    Pembentukan Dana Kas Kecil

     Hal yang paling penting dalam pembentukan kas kecil adalah penunjukan petugas sebagai pemegang kas kecil. Selain itu, perusahaan juga harus menetapkan jumlah dana kas kecil. Biasanya jumlah dana kas kecil ditaksir dengan memperhitungkan kebutuhan dan untuk tiga atau empat minggu. Jika jumlah dana telah ditetapkan, maka bendahara perusahaan menarik cek untuk diserahkan kepada pemegang kas kecil. Berdasarkan surat keputusan dari otoritas yang lebih tinggi, bagian keuangan membuat bukti kas keluar sebanyak tiga lembar. Bagian bendahara menerima dua lembar (lembar 1 dan lembar 3), sedangkan lembar ke-2 diarsipkan dibagian keuangan. Bagian bendahara mengarsipkan bukti kas keluar lembar ke-1 kemudian mengisi cek dan meminta tanda tangan otorisasi atas cek untuk diserahkan kepada pemegang dana kas kecil, bersama bukti keluar lembar ke-3. Cek kemudian diuangkan ke bank oleh pemegang kas kecil dan uangnya disimpan dalam tempat penyimpanan yang terkunci. Selama perusahaan tidak mengubah jumlah dana kas kecil, maka tidak ada jurnal lain yang berhubungan dengan rekening Kas Kecil.

Contoh:          Pada tanggal 1 Maret PT. ABC membentuk dana kas kecil sebesar Rp 100.000,00. Maka jurnal yang harus dibuat untuk mencatat pembentukan dana kas kecil ini adalah,

                        Maret 1            Kas Kecil        .................       Rp 100.000,00

                                                            Kas      .............................       Rp 100.000,00

                                                (Untuk mencatat pembentukan kas kecil)

b.    Pembayaran Melalui Kas Kecil

     Pemegang kas kecil mempunyai kewenangan untuk melakukan pengeluaran kas dengan menggunakan uang yang terdapat dalam kas kecil sepanjang tidak bertentangan dengan kebijakan yang telah ditetapkan manajemen. Biasanya manajemen membuat ketentuan tentang jumlah batasan maksimum pengeluaran untuk tiap transaksi yang diijinkan dan larangan-larangan tertentu, misalnya kas kecil tidak boleh digunakan untuk memberi pinjaman kepada karyawan. Setiap pembayaran yang dilakukan melalui kas kecil harus didokumentasikan dengan menggunakan “Bukti Pengeluaran Kas Kecil” atau Voucher Kas Kecil.

     Bukti-bukti pengeluaran kas kecil harus disimpan pada tempat penyimpanan uang sampai kas kecil diisi kembali. Oleh karena itu, jumlah rupiah dari seluruh bukti pengeluaran dan jumlah uang yang terdapat dalam kas kecil harus selalu sama dengan jumlah dana kas kecil yang telah ditetapkan perusahaan (dalam contoh di atas Rp 100.000,00). Dengan demikian, perusahaan setiap saat dapat mengawasi pengelolaan kas kecil. Biasanya akuntan intern perusahaan melakukan pemeriksaan mendadak dengan cara mencocokkan jumlah uang yang ada dalam peti uang ditambah jumlah rupiah dari bukti-bukti pengeluaran dengan jumlah dana kas kecil yang telah ditetapkan perusahaan. Pada saat terjadi pemakaian kas kecil, perusahaan tidak membuat jurnal. Pengaruh tiap transaksi pemakaian kas kecil akan dicatat pada waktu kas kecil diisi kembali.

c.    Pengisian kembali kas kecil

     Pemegang dana kas kecil membuat permintaan pengisian kas kecil berdasarkan bukti-bukti pengeluaran kas kecil. Berdasarkan dokumen transaksi tersebut, bendahara mengisi cek dan meminta otorisasi cek kepada pemilik otoritas (misal: kepala departemen). Apabila uang yang terdapat dalam dana kas kas kecil mencapai tingkat minimum, maka dana harus diisi kembali. Permintaan pengisian kembali dilakukan oleh pemegang kas kecil. Untuk itu, pemegang kas kecil harus menyiapkan daftar pengeluaran (pemakaian) kas kecil yang telah dilakukan dengan dilampiri bukti-bukti pendukung pengeluaran kas kecil. Permintaan pengisian kembali kas kecil diajukan kepada bendahara perusahaan yang akan meneliti  keabsahan pengeluaran kas kecil yang telah dilakukan. Apabila segala sesuatunya sesuai dengan ketentuan yang telah ditetapkan oleh  perusahaan, maka bendahara memberi tanda persetujuan pada formulir permintaan pengisian kembali dan menarik cek sebesar jumlah kas kecil yang telah digunakan sehingga jumlah uang dalam dana kas kecil akan kembali pada jumlah semula.

Contoh:         Pada tanggal 15 Maret pemegang kas kecil mengajukan permintaan kembali kas kecil sebesar Rp 87.000,00 yang dilampiri dengan bukti-bukti pengeluaran kas kecil berupa biaya pos Rp 44.000,00; biaya angkut pembelian Rp 18.000,00; perlengkapan kantor Rp 20.000,00 dan macam-macam biaya lainnya Rp 5.000,00. Jurnal yang harus dibuat untuk pengisian kembali kas kecil tersebut adalah sebagai berikut:

Maret 15          Biaya Pos        .....................................           Rp 44.000,00

                        Biaya Angkut Pembelian        .............           Rp 18.000,00

                        Perlengkapan Kantor  .........................           Rp 20.000,00

                        Macam-macam Biaya  .........................           Rp   5.000,00

                                    Kas      .....................................................................   Rp 87.000,00

                        (Untuk mengisi kembali dana kas kecil)

     Dari jurnal pengisian kembali kas kecil diatas, terlihat bahwa rekening Kas Kecil tidak terpengaruh. Pengisian kembali akan mempengaruhi komposisi dana berupa penggantian bukti-bukti pengeluaran dengan uang, tetapi tidak mempengaruhi saldo dana kas kecil.

     Dalam pengisian kembali kas kecil, kadang-kadang terjadi kekurangan atau kelebihan kas. Dengan menggunakan data dalam contoh di atas, uang yang seharusnya tersisa dalam peti adalah Rp 13.000,00 (Rp 100.000,00 – Rp 87.000,00). Bila uang yang sesungguhnya ada dalam peti hanya Rp 12.000,00, maka pengisian kembali harus dilakukan sebesar Rp 88.000,00 agar dana kembali menjadi Rp 100.000,00. Untuk itu perlu disediakan rekening khusus yang disebut rekening Selisih Kas (kadang-kadang disebut rekening Kekurangan dan Kelebihan Kas).

     Jika terjadi kekurangan kas, maka rekening Selisih Kas harus didebet. Sebaliknya, bila uang yang ada dalam peti berjumlah Rp 14.000,00 maka pengisian kembali yang diperlukan hanya Rp 86.000,00. Dalam hal demikian, rekening Selisih Kas harus dikredit. Saldo debet rekening Selisih Kas  dilaporkan dalam laporan rugi-laba sebagai biaya lain-lain, sedangkan saldo kredit rekening Selisih Kas dilaporkan dalam laporan rugi-laba sebagai pendapatan lain-lain.

     Dana kas kecil harus diisi kembali pada setiap akhir tahun buku, tanpa memandang jumlah kas yang masih tersisa. Pengisian kembali pada akhir tahun buku diperlukan agar semua pengeluaran yang terjadi sejak pengisian yang terakhir sampai akhir tahun buku dapat dilaporkan dalam laporan keuangan.

     Penerapan cara pengelolaan kas kecil seperti dilukiskan di atas akan memperkuat pengendalian intern karena:

1.      Akuntan intern dapat melakukan pemeriksaan mendadak untuk menghitung kecocokan kas yang sesungguhnya ada dengan yang seharusnya ada dalam kas kecil.

2.      Bukti-bukti pengeluaran kas tidak mungkin dapat digunakan kembali untuk meminta penggantian kas, karena bukti yang telah dipertanggungjawabkan selalu diberi tanda “Telah Dibayar”.

 Semoga bermanfaat....